Электронные
трудовые книжки. В какие документы детского сада внести новые формулировки
С января
этого года детские сады переходят на электронные трудовые книжки.
В статье – о пяти документах детского сада, в которые надо
внести изменения. Готовые примеры формулировок помогут обновить ваши документы.
Чтобы
ввести в работу электронные трудовые книжки, внесите изменения в:
- Правила внутреннего трудового распорядка,
- Дополните новой формулировкой третий раздел Номенклатуры дел
- Добавьте новую обязанность в должностную инструкцию кадровика. Также не забудьте проверить порядок документооборота в детском саду, поскольку информация о кадровых изменениях должна своевременно поступать работнику, который будет подавать сведения в Пенсионный фонд.
- Еще надо дополнить новой формулировкой раздел «Документы дошкольной образовательной организации» Инструкции по делопроизводству.
- Чтобы вести сведения о трудовой деятельности работников, нужен ответственный. Проверьте, назначили ли вы его приказом и прописали ли сроки, в которые он должен подавать отчет в ПФР.
Образец
приказа
Правила внутреннего
трудового распорядкаВ Правилах
внутреннего трудового распорядка обновите раздел о документах, которые
работник предъявляет при приеме на работу. Укажите, как получить сведения
о трудовой деятельности работнику при прекращении трудового договора.
Изменения вносите с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной
организации.
Номенклатура делДополните в Номенклатуре
дел подраздел 03–12 раздела 03 «Кадры» словом «бумажные».
Храните в детском
саду только оригиналы бумажных трудовых книжек, электронные трудовые
распечатывайте для передачи в Пенсионный фонд и когда выдаете
сведения о работе сотруднику, если он письменно их запросил.
Должностная
инструкция кадровика и порядок документооборотаКадровику
или другому работнику, который подает сведения о трудовой
деятельности сотрудников в Пенсионный фонд, дополните должностную
инструкцию новой формулировкой. Впишите ее в раздел «Должностные
обязанности». Ознакомьте кадровика с изменениями в его должностной
инструкции под подпись.
Еще надо проверить
порядок документооборота в детском саду.
При необходимости
измените его, чтобы информация о кадровых приказах своевременно поступала
работникам, которые будут подавать сведения в Пенсионный фонд. Это
позволит избежать нарушения сроков, в которые надо отправить сведения
о трудовой деятельности работников в ПФР.
Если в детском
саду нет специалиста по кадрам, делопроизводителя или секретаря, заведующий
должен самостоятельно подавать сведения в ПФР и следить
за сроками. За несвоевременную подачу отчета ГИТ может выписать
предупреждение.
Инструкция
по делопроизводствуИзмените инструкцию
по делопроизводству. В раздел «Документы дошкольной образовательной
организации» нужно внести новую формулировку. Порядок в работе
с документами обеспечит порядок в деятельности детского сада
и снизит риски при судебных спорах.
Приказ
о назначении ответственного за сведения о трудовой деятельности
работниковВы уже должны
были решить, кто будет собирать и передавать сведения о трудовой
деятельности работников детского сада в Пенсионный фонд и издать
приказ о его назначении. Потому что первый отчет СЗВ-ТД надо было
отправить до 17 февраля 2020 года. На всякий случай проверьте
этот приказ, указан ли в нем ответственный и сроки,
в которые он обязан сдавать отчет.
- Поручить собирать сведения о трудовой деятельности работников и передавать их в ПФР лучше кадровику. Если такого специалиста нет, то эти обязанности можно возложить на делопроизводителя или секретаря руководителя.
- В приказе ответственному надо прописать срок, когда оформлять и направлять сведения в Пенсионный фонд. Если срок сдачи сведений совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, детский сад вправе отчитаться в ближайший следующий рабочий день (ст. 193 ГК).
- Еще нужно указать, кто заменяет ответственного за сведения о трудовой деятельности, если его нет на работе.
- Не поручайте кадровику в приказе подавать сведения о повышении квалификации, переобучении и других формах обучения сотрудников, потому что ПФР пока исключил пункт об этом из Порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п.
НА ЗАМЕТКУ
Что не рекомендует Минтруд делать с бумажными трудовыми книжками
- Минтруд не рекомендует вносить в трудовые книжки нерегламентированные записи.
- Если сотрудник решил иметь только электронную трудовую, последней записью в бумажной будет запись о приеме на работу.
- Чиновники пока не решили, нужно ли делать пометку в трудовой о том, что она выдана владельцу на руки.
- Не отдавайте сотруднику бумажную трудовую просто так.
- Возьмите с него расписку, что он ее получил, или поставьте об этом отметку на заявлении работника, в котором он отказался от ведения бумажной трудовой.
- Это надо сделать для того, чтобы не нарушить Порядок заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, который утвердил Минтруд (постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69).
